התחברו אליאופיס 365 לעסקים - דואר אופיס 365
אופיס 365 היא חבילת שירותי הענן של חברת מיקרוסופט הכוללת את ה- Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online, Office Professional Plus ו-Office Web Apps. חבילת שירותים אלו מאפשרת גישה מכל מקום מקוון בעולם ללוחות שנה, יומנים, רשימת אנשי הקשר והדואר האלקטרוני. אחד מהשירותים המוכרים והשימושיים ביותר בחבילה זאת הוא דואר 365 המכונה EXCHANGE ONLINE. שירות זה של דואר אלקטרוני מוגן על ידי מסנן דואר זבל ומסנן אנטי וירוס.
בעולם העסקי הדינמי של היום, היכולת לנהל תקשורת רציפה מכל מקום ובכל זמן היא כבר לא בגדר מותרות, אלא תנאי הכרחי להישרדות ולצמיחה. ארגונים מודרניים דורשים פתרונות שמאפשרים סנכרון מושלם בין השטח למשרד.
המעבר לסביבת עבודה מבוססת ענן שינה את חוקי המשחק, כשהוא מעניק לצוותים כלים לשיתוף פעולה בזמן אמת, אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר וגמישות תפעולית חסרת תקדים. דואר אלקטרוני הוא הלב הפועם של התקשורת הארגונית, וכאשר הוא מוטמע כחלק ממערכת רחבה הכוללת ניהול קבצים ושיחות וידאו, הפרודוקטיביות מזנקת.
במאמר הבא נדבר על היתרונות של מערכת Microsoft 365, נבין איך מתבצע תהליך המעבר בצורה חלקה, ונגלה למה מדובר בצעד האסטרטגי החשוב ביותר עבור התשתיות הדיגיטליות של העסק שלכם בשנים הקרובות.
דואר 365 OFFICE
תיבת הדואר הכלולה בשירותי ענן של אופיס 365 הינה בגודל 50 GB ומוצעת במסגרת 3 תכניות:
- אופיס 365 לעסקים קטנים
- אופיס 365 לעסקים בינוניים-גדולים
- אופיס 365 למגזר החינוכי
דואר אופיס 365 – כל היתרונות בדואר אחד
יתרונות נוספים שמובילים עסקים רבים לבחור את שירות הדואר של אופיס 365 וזאת מלבד הנפח המכובד לכל משתמש הם:
- גישה מלאה – ניתן להיכנס אל הדואר האלקטרוני מכל מקום ובכל זמן אל החשבון האישי שלכם.
- תמיכה בכל סוגי הטלפונים חכמים –\אנדרואיד, האייפון, הבלקברי ועוד.
- הגנה – דואר 365 כולל הגנה מפני ספאם ורוגלות
- ניהול חכם ויעיל – ניהול חכם ובטוח של היומנים, רשימת אנשי הקשר ולוחות השנה.
לסיכום, דואר 365 office מספק תשתית מרכזית אחת לדואר האלקטרוני. כעת, כל שנותר הוא לאפשר למומחים של RVM מערכות להעביר את כל תיבות הדואר העצמאיות של הארגון שלכם לסביבת הענן של מייקרוסופט 365. כי גם לכם מגיע את הטוב ביותר.
תהליך המעבר לדואר Office 365 – שלבים ולוחות זמנים
מעבר לדואר בענן נשמע מפחיד, אבל לאחר איפיון מעמיק תכנון נכון, זה הרבה יותר חלק ממה שחושבים. ככה זה עובד בפועל:
שלב 1: מיפוי והכנה – בודקים כמה תיבות דואר יש, מה הנפח הנדרש, אילו כתובות צריך לשמור ואילו להכניס לארכיון, ובונים רשימת מסלולי מיקרוסופט 365 שתתאים לדרישות (עם אופיס, בלי אופיס, עם יכולות אבטחת מידע או ללא, וכו')
שלב 2: הגדרת הסביבה – פותחים חשבון Office 365, מגדירים טננט, מגדירים את הדומיין, ומכינים את חשבונות המשתמשים.
שלב 3: העברת נתונים – מעבירים את כל המיילים, אנשי הקשר והיומנים לסביבת הענן של מיקרוסופט. לארגון של 20 משתמשים זה יכול לקחת יום-יומיים, תלוי ברוחב הפס לכיוון הענן.
שלב 4: הגדרת אאוטלוק – מעבר על כל העמדות והטלפונים במשרד והגדרת חשבון מיקרוסופט 365
שלב 5: החלפת רשומות DNS – שינוי הגדרות הדואר הארגוני כדי שהדואר יתחיל לזרום למיקרוסופט 365 וממנו לאאוטלוקים הקיימים בעמדות
שלב 6: בדיקות והדרכה – וידוא שהכל עובד ושהעובדים יודעים להשתמש במערכת.
שלב 7: מחיקת סביבה ישנה – אחרי וידוא שהכל עובד, כיבוי שרתים ישנים וניקוי אאוטלוקים מהסביבה הקודמת.
שלב 8: הגדרת גיבוי ואבטחת מידע – הגדרות גיבוי לתיבות הדואר וה - Sharepoint, OneDrive של המשתמשים, הגדרות Defender for 365 לטובת סינון הודעות ספאם ווירוסים, הגדרות Intune להקשחת המערכת ושיפור אבטחת המידע, וידוא הגדרות אימות כפול ואופטימיזציה של כל ההגדרות.
ספקי מחשוב מנוסים כמו RVM IT Services מלווים את התהליך מההתחלה ועד הסוף, כולל הדרכות לעובדים והתמיכה הטכנית לאחר המעבר.
אבטחת מידע ותאימות רגולטורית בדואר Office 365
בעידן של מתקפות פישינג יומיומיות ומתקפות כופרה, אבטחת הדואר היא לא מותרות. Office 365 מגיע עם מספר שכבות הגנה מובנות וניתן להוסיף שכבות הגנה נוספות בתשלום נוסף:
- סינון ספאם ופישינג – מערכת שלומדת ומשתפרת כל הזמן
- הצפנת מיילים – אפשר לשלוח מיילים מוצפנים ללקוחות רגישים
- אימות דו-שלבי (MFA) – שכבת הגנה קריטית שמונעת פריצות גם אם הסיסמה דלפה או נפרצה
- מדיניות DLP – מניעת דליפת מידע רגיש כמו מספרי כרטיסי אשראי ותעודות זהות
- תיעוד וביקורת – לוגים מלאים של כל פעולה למקרה שצריך לחקור אירוע
אינטגרציה עם כלי Microsoft 365 – Teams, SharePoint ו-OneDrive
הכוח האמיתי של Office 365 הוא לא רק הדואר – זאת המערכת השלמה. כשהדואר שלכם ב-Office 365, אתם מקבלים אינטגרציה חלקה עם כל הכלים:
Teams – קבעתם פגישה במייל? היא מופיעה אוטומטית ב-Teams עם לינק לשיחת וידאו.
SharePoint – במקום לשלוח קבצים כבדים במייל, אתם שולחים לינק לקובץ שיושב בשרת קבצים משותף.
OneDrive – כל הקבצים שלכם מסונכרנים ונגישים מכל מכשיר.
למי שמנהל פרויקטים ומסמכים מרובים, האינטגרציה הזאת היא מהפכה. מסמכים נגישים לכל הצוות, תכתובות מתועדות, ולוחות זמנים מסונכרנים.
ניהול וביצוע גיבויים לתיבות דואר Office 365
הנה משהו שהרבה אנשים לא יודעים: מיקרוסופט לא מגבה את הדואר שלכם. היא שומרים עותקים לצרכי זמינות, אבל אם אתם או העובדים שלכם מחקו בטעות מייל ועברו מספר חודשים – כנראה שלא תצליחו לשחזר אותו.
לכן גיבוי עצמאי הוא חובה. פתרון גיבוי טוב לדואר Office 365 כולל:
- גיבוי יומי אוטומטי – בלי להזדקק להתערבות
- שמירה לטווח ארוך – גם מיילים מלפני שנים נגישים
- שחזור גרנולרי – אפשר לשחזר מייל בודד או תיבה שלמה
- הגנה מפני כופרה – גיבוי מבודד שתוקפים לא יכולים להצפין
עלויות ותכניות מחירים של דואר Office 365 לעסקים בישראל
בואו נדבר מספרים. מיקרוסופט מציעה כמה תוכניות, והנפוצות ביותר לעסקים קטנים ובינוניים הן:
Business Basic – כ-20 ש"ח למשתמש לחודש. כולל דואר, Teams, ואחסון בענן.
Business Standard – כ-50 ש"ח למשתמש לחודש. מוסיף את אפליקציות Office המלאות (Word, Excel, PowerPoint).
Business Premium – כ-80 ש"ח למשתמש לחודש. מוסיף יכולות אבטחה מתקדמות וניהול מכשירים.
לעסק של 15 עובדים, מדובר בעלות חודשית של 375-1,275 ש"ח – תלוי בתוכנית. זה הרבה פחות מהעלות של תחזוקת שרת מקומי.
שאלות נפוצות
כמה זמן לוקח להעביר את כל תיבות הדואר של הארגון ל-Office 365?
לארגון של 10-30 משתמשים, המעבר לוקח שבוע עד שבועיים. ההעברה הטכנית מתבצעת ברקע, כך שהעובדים מגיעים ביום ראשון למערכת חדשה שעובדת.
האם ניתן לשמור את כתובות המייל הקיימות במעבר לדואר Office 365?
בהחלט כן. כל כתובות המייל הקיימות נשמרות בדיוק כפי שהן. הלקוחות והספקים שלכם לא ירגישו שום שינוי, והמיילים ימשיכו להגיע לאותן כתובות. זה אחד היתרונות הגדולים – מעבר שקוף לחלוטין מבחינת העולם החיצון.
מה קורה אם נגמר הנפח של 50GB בתיבת הדואר?
ניתן לשדרג לתיבה בנפח של 100GB. כשמתקרבים למגבלה, מיקרוסופט שולחת התראות. אם מגיעים ל-100% תפוסה, לא ניתן לקבל מיילים חדשים. הפתרון הוא ארכיון מקוון או ניקוי תיבת הדואר מקבצים ישנים.
האם דואר Office 365 עומד בדרישות הרגולציה של רשות הגנת הפרטיות בישראל?
כן. מיקרוסופט עומדת בתקני אבטחה בינלאומיים כולל ISO 27001 ו-SOC 2. עם ההגדרות הנכונות, Office 365 מאפשר עמידה בתקנות הגנת הפרטיות הישראליות וב-GDPR.
מעוניינים בפרטים נוספים? השאירו את הפרטים שלכם בטופס צור קשר או צלצלו ל-0722-44-2222 ומומחה בתחום דואר אופיס 365 של חברת RVM יחזור אליכם בהקדם!